Sinds jaar en dag maakten vaste roosteraars de dienstroosters. Waarom zou je dat willen veranderen? ‘Omdat het maken van het rooster de verantwoordelijkheid is van het hele team. Bekijk je het op die manier, dan wegen ieders wensen even zwaar. Het team krijgt meer regelruimte en de teamleden meer regie’, vertelt de projectleiding van samen roosteren. Niet iedereen omarmt de nieuwe manier van roosteren bij de start, maar steeds medewerkers zien er intussen de voordelen van.

‘In de cao is er meer aandacht voor de balans tussen werk en privé’, zegt José de Vries, projectleider samen roosteren. ‘Dat was een belangrijke aanleiding om het samen roosteren in te voeren. Nieuw is dat organisatie en team samen kijken wat er op een bepaald moment nodig is aan inzet van menskracht en hoe die inzet wordt ingevuld. De organisatie zegt bijvoorbeeld ‘we hebben op die dag zoveel mensen nodig die dit en dat kunnen. Het team vult in wie dat zijn.’ Eigenlijk is ‘anders roosteren’ een betere term’, zegt Ryanne Hermsen, afdelingshoofd integraal capaciteitsmanagement en flexwerk en beheerder binnen het projectteam Anders roosteren. ‘Het rooster wordt veel flexibeler doordat medewerkers zelf aangeven wanneer ze willen werken en wanneer ze vrij willen zijn. Je gunt een ander wat en je krijgt zelf ook wat. Waarom zou je een roosteraar dan jouw rooster laten maken als je het zelf kunt doen?’

Hoe werkt het? 

Het idee is helder. Het hoofd geeft aan wat er nodig is. De medewerkers in een team vullen in welke diensten zij willen werken. De roosteraar bekijkt waar overschotten en tekorten zitten en geeft dit weer terug aan het team. Het team bekijkt samen hoe ze het rooster kloppend kunnen maken. ‘Sommige teams gaan ook echt bij elkaar zitten, anderen hebben daar een appgroepje voor’, zegt José. ‘De roosteraar heeft hierin een faciliterende rol en helpt het team hierbij. Het is belangrijk om als hoofd met het team vooraf afspraken te maken over hoe dit proces verloopt en je daaraan te houden. Het idee achter het samen roosteren is dat het team er in deze fase uit is gekomen en dus zélf het rooster maakt.’ Komt het team er helemaal niet uit, dan heeft de roosteraar het mandaat om het rooster rond te maken. ‘Soms is dat nodig, als er nog te veel diensten open staan. Maar dat is dan wel jammer omdat je voorbij gaat aan het idee achter samen roosteren’, zegt Ryanne. ‘Namelijk dat je als medewerker en als team de regie op het rooster neemt en houdt door het zélf te maken. Laat je de roosteraar de laatste knopen doorhakken, dan geef je als team alsnog de regie uit handen.’

Het team is verantwoordelijk

‘Het systeem is het meest eerlijk’, zegt Freek Hertman, manager bedrijfsvoering. ‘Iedereen is gelijk en heeft de vrijheid om zijn voorkeur op te geven. Je hoeft niet bang te zijn om op iemands tenen te staan als je een keer op een andere dag vrij wilt. Het is voor iedereen het beste om er elke keer weer zelf uit te komen.’ Hoewel dat in de praktijk soms nog wel een uitdaging kan zijn, is het volgens Ryanne ook een mooie manier om elkaar te vinden. ‘Iemand die op dinsdag niet kan werken omdat er dan geen kinderopvang is, krijgt hier vaak begrip voor van collega’s. Anderen herkennen de situatie of gunnen het die collega. En die doet een andere keer iets terug door zich in een vakantieperiode flexibel op te stellen bijvoorbeeld. Je ziet de collegialiteit op een afdeling hierin terug.’

Van angst naar vrijheid

Voordat ‘samen roosteren’ werd ingevoerd, gebeurde het roosteren al lang op dezelfde manier. Verliep de invoering zonder slag of stoot? ‘In de kliniek verliep de invoering vrij vlot’, zegt Freek. ‘Mensen zijn daar gewend om in wisselende diensten te werken en zijn flexibel. Op andere plekken was het lastiger, omdat de veranderingen daar groter waren.’ ‘Veel mensen vinden het fijn om altijd op dezelfde dag vrij te zijn’, zegt Ryanne. ‘Die zekerheid is er nu niet meer en er was ook angst dat mensen klem zouden komen te zitten. In de praktijk zie je dat het team dit bijna altijd samen kan oplossen. De nieuwe situatie biedt ook ruimte en dat wordt steeds vaker gezien en gewaardeerd.’ ‘Dat maakt deze manier van roosteren toekomstbestendig’, vult José aan. ‘De levensfasen van mensen veranderen en in elke levensfase heb je andere behoeftes. Je bent elke keer weer vrij om in het rooster aan te geven wat jíj nodig hebt. Of dat nu een vrije dag is omdat je op stap wil met een vriendin, graag gaat tennissen of je rooster afstemt op de kinderopvang. Die flexibiliteit zit in deze manier van roosteren. Ik hoor steeds vaker de opmerking ‘het was goed zoals het was, maar nu is het beter’.